Графикът за отпуските – Утвърждаване, допълване и извършване на промени

Представяме Ви една статия на Жанет БОГОМИЛОВА / юрист/ публикувана в списание "Труд и право" бр. 07/2012 , относно изготвянето на графика на отпуските.

1. Изготвяне на график и ред за ползване на платения годишен отпуск
Съгласно чл. 172 от Кодекса на труда (КТ) платеният годишен отпуск се разрешава на работника или служителя наведнъж или на части и се ползва в съответствие с утвърден от работодателя график през календарната година, за която се полага.

ВАЖНО: Графикът е официален писмен вътрешен акт на предприятието. Работодателите или определени от тях длъжностни лица следва да изготвят графика, така че платеният годишен отпуск да се предоставя ритмично и последователно на работниците и служителите от отделните звена и ползването му да не разстрои трудовия процес.

От друга страна, според чл. 173, ал. 1 КТ графикът се изготвя, така че да се даде възможност на всички работници и служители да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. Както вече сме коментирали на страниците на списанието, документът следва да се изработи в края на предходната година. Член 173, ал. 1 КТ изисква графикът за следващата календарна година да се утвърди от работодателя до 31 декември на текущата година.
Според чл. 37а от Наредбата за работното време, почивките и отпуските (НРВПО) преди да утвърди графика по чл. 173, ал. 1 КТ, работодателят е длъжен да покани всички работници и служители да заявят своите предпочитания за времето, през което наведнъж или на части желаят да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага, както и за предходни календарни години. При предварителната подготовка на графика следва да се вземат предвид личните предпочитания на работниците и служителите от всяко звено на предприятието кога искат да ползват отпуска си.
Работодателят е длъжен да информира всички работници и служители за утвърдения график и да държи на тяхно разположение на подходящо място в предприятието екземпляр от графика.
При изготвянето на графика задължително следва да се проведат консултации с представителите на синдикалните организации и представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 КТ. Това са представителите, които работниците и служителите избират на общо събрание, за да представляват техните общи интереси по въпросите на трудовите и осигурителните отношения пред работодателя.
Според чл. 37а, ал. 3 НРВПО графикът съдържа данни за трите имена на работника или служителя, заеманата длъжност и организационното (структурното) звено, в което работи, продължителността на основния и допълнителния платен годишен отпуск в работни дни, началната и крайната дата на ползването му, календарната година, за която се полага отпускът, и други данни, свързани с ползването му.
Съгласно чл. 37в НРВПО работодателят допълва графика за работници и служители, които не са били на работа към датата на утвърждаването му, както и за работници и служители, които са постъпили на работа след утвърждаването му.
Освен това по правилото на чл. 37в, ал. 2 НРВПО при възникване на конкретни икономически, технологически, финансови, пазарни и други обективни причини от подобен характер графикът може да се изменя по реда на чл. 173, ал. 1 КТ.
Съгласно чл. 37б НРВПО в графика се включват всички работници и служители, които ще ползват платен годишен отпуск през календарната година. Когато правото на отпуск е придобито при условията на чл. 22, ал. 1, изречение трето от НРВПО, в графика се включва и частта от платения годишен отпуск на работниците и служителите, придобита в предходната календарна година.
В графика може да не се включват работници и служители, които са наети за изпълнение на сезонни работи и дейности.
В графика може да се включва платеният годишен отпуск, ползването на който е отложено, както и неизползваният до 1 януари 2010 г. платен годишен отпуск за предходни календарни години.
Съгласно изискванията на чл. 173, ал. 2 КТ работникът или служителят е длъжен да използва платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. В случай че в периода, посочен в графика, работникът или служителят се намира в друг отпуск, той може да ползва полагащия му се платен годишен отпуск по друго време в рамките на същата календарна година по реда на чл. 173, ал. 3 КТ.
Правилото е, че отпускът се ползва по искане на правоимащия, отправено до работодателя и след негово писмено разрешение. Разпоредбата на чл. 172 и 173 КТ установява тази процедура. Тя е формална. КТ не установява образци на искането или писменото съгласие.
Макар че законът не предвижда форма и образци за осъществяване на самото ползване на платения годишен отпуск, в практиката се е наложила писмената форма на тези процедури в свободно подготвени писмени документи. Това са заявление за ползване на отпуска, подадено от работника или служителя и заповед за разрешаване на отпуска, подписана от работодателя. Искането и заповедта трябва да съдържат ясно изразена воля за ползване на отпуск, както и уточнения относно времето на ползване (период или начален момент), броя на работните дни и датата на явяване на работа, ако е необходимо.

2. Отлагане и прекъсване на ползването на платен годишен отпуск
Съгласно чл. 176, ал. 1 КТ поради важни производствени причини работодателят може да отложи за следващата календарна година ползването на част от платения годишен отпуск, в размер не повече от 10 работни дни.
Освен това според правилото на чл. 176, ал. 2 КТ, което е в сила от 01.03.2011 г., при уважителни причини по писмено искане на работника или служителя и със съгласието на работодателя ползването на част от платения годишен отпуск в размер, не повече от 10 работни дни, може да се отложи за следващата календарна година.
Според чл. 173, ал. 7 КТ работодателят може да предостави платения годишен отпуск на работника или служителя и без негово писмено искане или съгласие в следните три случая:
1. по време на престой повече от 5 работни дни;
2. при ползване на отпуска едновременно от всички работници или служители, предвидено в нормативен акт, в колективен трудов договор или в правилника за вътрешния трудов ред;
3. в случай че до определената в графика начална дата за ползване на отпуска работникът или служителят не го е поискал. Това означава, че след като веднъж е уточнен периодът на ползване на годишната почивка и записан в графика, работникът или служителят е длъжен да съобрази плановете си и да организира почивката си именно през това време на годината.
Съгласно чл. 37г, ал. 2 НРВПО в изложените случаи по чл. 173, ал. 7 КТ и чл. 176, ал. 1 и 2 КТ работодателят предоставя или отлага ползването на платения годишен отпуск в писмена форма и своевременно уведомява работника или служителя.
Съгласно чл. 173, ал. 9 КТ, когато работодателят не е разрешил ползването на отпуска за периода, посочен в графика, работникът или служителят има право сам да определи времето за ползването му, като уведоми за това работодателя писмено поне две седмици предварително. Според чл. 37д НРВПО в тези случаи работникът или служителят има право сам да определи времето за ползване на платения годишен отпуск до изтичане на давностния срок по чл. 176а КТ.
От 01.03.2011 г. е в сила правилото на чл. 176, ал. 3 КТ, което гласи, че поради важни производствени причини по инициатива на работодателя и по уважителни причини по инициатива на работника или служителя за следващата календарна година може да се отложи ползването на част от платения годишен отпуск общо в размер не повече от 10 работни дни.
Ползването на платения годишен отпуск може да се отложи и поради това, че през календарната година, за която се отнася, работникът или служителят не е имал възможност да го ползва изцяло или отчасти, поради ползване на отпуск за временна неработоспособност, за бременност, раждане и осиновяване или за отглеждане на малко дете, както и поради ползване на друг законоустановен отпуск (чл. 176, ал. 4 КТ).
Съгласно чл. 38 НРВПО ползването на платения годишен отпуск може да се отложи по реда на чл. 176, ал. 4 КТ и за лицата, които ползват отпуск при смърт или тежко заболяване на родител по чл. 167 КТ.
Според чл. 175, ал. 1 КТ, когато през време на ползването на платения годишен отпуск на работника или служителя бъде разрешен друг вид платен или неплатен отпуск, ползването на платения годишен отпуск се прекъсва по негово искане. В практиката това обикновено става с устно волеизявление и представяне на болничен лист или друг документ, от който е видно, че е налице прекъсване на платената годишна почивка.
Извън тези случаи, отпускът на работника или служителя може да бъде прекъсван по взаимно съгласие на страните, изразено писмено (чл. 175, ал. 2 КТ).

3. Погасяване на правото на ползване
Според чл. 176а, ал. 1 КТ, когато платеният годишен отпуск или част от него не е ползван до изтичане на две години от края на годината, за която се полага, независимо от причините за това, правото на ползването му се погасява по давност.
Тук законодателят отново въвежда едно изключение, предвид необходимостта от отлагане на платената годишна почивка поради това, че лицето е ползвало друг дългосрочен законоустановен отпуск през съответната календарна година. Така когато платеният годишен отпуск е отложен при условията и по реда на чл. 176, ал. 4 КТ, правото на работника или служителя на ползването му се погасява по давност след изтичане на две години от края на годината, в която е отпаднала причината за неползването му.
Съгласно правилото на чл. 38а НРВПО в случаите по чл. 176, ал. 4 КТ давностният срок за ползване на отложения платен годишен отпуск започва да тече от края на календарната година, през която работникът или служителят се е завърнал на работа.

Накрая ще обърнем внимание, че стари, платени годишни отпуски, които се полагат за времето до 01.01.2010 г., се ползват до прекратяване на трудовото правоотношение, като правото на ползването им не се погасява по давност.