Документите, които всеки постъпващ на работа представя за целта, може условно да разделим на две групи: задължителни (изискващи се по закон или друг нормативен акт) и допълнителни.
Съгласно чл. 1 от Наредбата № 4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, кандидатът за работа следва да представи в предприятието:
- лична карта или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
- документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства (оригиналът се връща на лицето, а след сключване на трудов договор в трудовото досие на лицето се прилага копие от документа);
- документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаване на такъв трудов стаж (оригиналът се връща на лицето, а след сключване на трудов договор в трудовото досие на лицето се прилага копие от документа);
- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над три месеца - оригиналът се задържа от работодателя и след сключване на трудовия договор се прилага в трудовото досие;
- свидетелство за съдимост, когато със закон или с друг нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало - прилага се към досието в оригинал. Следва да се има предвид, че се приема за валидно свидетелство за съдимост, което е издадено преди не повече от 6 месеца;
- разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години, или е на възраст от 16 до 18 години - оригиналът се съхранява в досието.
Всеки работодател може да изисква допълнителни документи, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
Така сред по-големите работодатели е разпространена практиката всеки кандидат за работа в предприятието да попълва и представя т.нар. формуляр за кандидатстване за работа с актуална снимка. Във формуляра в удобна за попълване форма се събира допълнителна информация, която не е задължителна по закон или друг нормативен акт, но е необходима в процеса на управлението на персонала. Тази информация лицето дава напълно доброволно и със съзнанието, че представянето й е в негова полза, което удостоверява с подписа си.
Във формуляра може да бъде включена информация относно: постоянния и временния адрес и актуален телефон за връзка - при необходимост от контакт в извънработно време; завършени учебни заведения преди последната образователна степен; допълнителни професионални квалификации и специализации; ползвани чужди езици, като посоченото ниво на ползване трябва да може да се удостовери със съответен документ (сертификат) за завършена определена степен; мотиви за кандидатстване във фирмата, в случай че не е представено мотивационно писмо; информация за семейното положение и членовете на семейството - тя е полезна и във връзка с различни социални придобивки и мероприятия на организацията и др.
В края на формуляра може да бъде включен текст, че лицето дава съгласие работодателят като администратор на лични данни да събира, съхранява и обработва негови лични данни и е уведомен, че ще ги използва за нуждите на дейността си и ще ги обработва и съхранява в електронен и писмен вид съгласно Закона за защита на личните данни.
