Процедура по издаване и заверяване на осигурителна книжка на самоосигуряващо се лице

Териториалните поделения на Националния осигурителен институт (НОИ) издават осигурителни книжки на самоосигуряващите се лица след като те са декларирали започването на трудовата си дейност в съответната им териториална дирекция на Националната агенция за приходите (НАП). Осигурителните книжки са документа, с който самоосигуряващите се лица доказват осигурителен стаж и доход при пенсионирането си.

Самоосигуряващи се лица са:

- Лицата, регистрирани като упражняващи свободна професия. Такива лица могат да бъдат: лицензирани оценители, адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, експерти към съда и прокуратурата, медицински специалисти, застрахователни агенти по чл. 164, ал. 1 от Кодекса за застраховането, тези които плащат патентен данък и не са еднолични търговци, дейци на науката, културата, образованието, архитекти, икономисти, инженери, журналисти и други физически лица, упражняващи свободна професия, регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, лицата регистрирани като упражняващи занаятчийска дейност;
- Лицата, упражняващи трудова дейност като еднолични търговци, собственици или съдружници в търговски дружества и физическите лица - членове на неперсонифицирани дружества. Управителите в търговски дружества задължително трябва да се самоосигуряват, ако не се осигуряват по договор за управление. Съдружниците, които полагат труд в дружеството, също подлежат на задължително самоосигуряване;
- Лицата, регистрирани като земеделски производители и тютюнопроизводители;

Процедура по издаване на осигурителна книжка:

За да му бъде издадена осигурителна книжка, всяко самоосигуряващо лице трябва да се обърне към ТД на НОИ по постоянен адрес или адрес на регистрация на дружеството, чрез което провеждат осигуряването си. За целта е необходимо да представят следните документи:

- Искане образец ОК-1 за издаване на осигурителна книжка на самоосигуряващо се лице;
- Документ за самоличност.
- Декларацията за започване на дейността - ОкД-5


Преди да бъде издадена осигурителна книжка, за всяко самоосигуряващо се лице се извършва проверка за декларираната от него дата на започването на дейността в съответната дирекция на НАП. Когато датата на започване на дейността не е декларирана в НАП, осигурителна книжка не се издава.

Процедура по заверяване на осигурителни книжки:

Заверяването на осигурителните книжки може да стане при прекратяване на осигуряването или по искане на самоосигуряващото се лице за всяка календарна година до изтичане на следващата година.

Независимо от това, кое Териториално поделение на НОИ е издало осигурителната книжка, заверяването и може да се извърши само по постоянен адрес или адрес на регистрация на дружеството, чрез което самоосигуряващите се провеждат осигуряването си.

Няма фиксиран срок, в който самоосигуряващиет лица са задължени да заверят осигурителните си книжки. Въпреки че не са предвидени административни наказания от НОИ препоръчват те да се заверяват след изтичането на всяка календарна година.

Попълването на осигурителните книжки става от самоосигуряващите се лица, като длъжностното лице от НОИ прави проверка и ако всичко е наред заверява книжката. За всяка година осигурителен стаж се попълват 2 идентични страници (лист 1 и 2). За всеки месец от годината се попълват данни за броя на работните дни, за които са внесени осигурителни вноски. В книжката се отбелязва избраният месечен осигурителен доход, върху който авансово през годината са внесени осигурителните вноски. Вписва се и размерът на осигурителната вноска в процент в зависимост от вида на осигуряването, избран от самоосигуряващия се – той е имал право на избор да се осигурява за фонд “Пенсии” или едновременно за фонд “Пенсии” и фонд “Общо заболяване и майчинство”. Попълват се и датите, на които са внесени авансовите осигурителни вноски.

За да заверят осигурителната книжка и да признаят осигурителния стаж на самоосигуряващия се, окончателният размер на месечния му осигурителен доход, попълнен в книжката, трябва да е равен на този, вписан в Таблица 1 от Справката за определяне на окончателния размер на осигурителния доход, която се попълва при подаването на годишната данъчна декларация. Окончателният размер на месечния осигурителен доход се определя за периода, през който е упражнявана трудова дейност през предходната година.

Ако самоосигуряващите се лица, които са се осигурявали за „Общо заболяване и майчинство”, са били неработоспособни или са ползвали отпуск за бременност, раждане или отглеждане на дете, това се отбелязва на обратната страна на лист 1 и 2 от осигурителната книжка.

След като всичко надлежно е попълнено, самоосигуряващото се лице лично или чрез пълномощник представя осигурителна си книжка в съответното териториално поделение на НОИ, където се заверяват от финансов ревизор. За да се осъществи заверката обаче, трябва да са изпълнени следните условия:

- да са внесени авансовите осигурителни вноски за всеки месец от периода на дейността;
- да са подадени данните с декларация образец № 1;
- да са внесени окончателните осигурителни вноски, когато такива се дължат.

Финансовите ревизори правят проверка в информационната система на НОИ и преценяват, дали всички условия за заверка са налице. Ако данните от информационната система не са достатъчни да се прецени категорично дали всички условия, даващи право за заверяване на осигурителната книжка са изпълнени, самоосигуряващите се трябва да представят всички документи, които биха помогнали на ревизорите да направят адекватна преценка – преводни нареждания, документи за регистрация и др. в зависимост от всеки конкретен случай. Данните за окончателния размер на осигурителния доход се получават в НОИ служебно от Националната агенция за приходите. Осигурителните книжки се заверяват след наличието на тези данни.

На основание чл. 117, ал. 1, т. 1 от КСО, осигурените лица могат да подават жалби пред ръководителя на ТП на НОИ срещу отказ за заверяване на осигурителна книжка. Жалбите могат да се подават независимо от това дали има, или не писмен отказ за заверяването на осигурителната книжка.