Задължението на осигурителя да издава документи за осигурителен стаж и осигурителен доход е регламентирано в чл. 5, ал. 7 от Кодекса за социално осигуряване (КСО). Осигурителят е длъжен и не може да откаже да издава безплатно документи за осигурителен стаж и осигурителен доход:
- при прекратяване на трудови или служебни правоотношения - в срок до 30 дни от прекратяване на правоотношението (чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО);
- по искане на осигуряваното лице или негов представител - в 14-дневен срок от искането (чл. 5, ал. 7, т. 2 КСО).
Аналогично на това задължение на осигурителя е задължението на работодателя по писмено искане на работника или служителя да му издаде и предостави необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, в 14-дневен срок от искането (чл. 128а, ал. 1 КТ).
Грубо нарушение на осигурителното законодателство е да се въвежда каквато и да било такса от осигурителя/работодателя за издаването на документи за стаж и за доход, независимо от обстоятелството, дали искането за съответния документ е направено от настоящ или бивш работник или служител на предприятието.
Легалното определение на понятието „осигурител“ е дадено в чл. 5, ал. 1 КСО - всяко физическо лице, юридическо лице или неперсонифицирано дружество, както и други организации, които имат задължението по закон да внасят осигурителни вноски, за други физически лица.
При пенсиониране осигурителният стаж се установява с данните по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО, с трудови, служебни, осигурителни книжки и с документ по утвърден образец (чл. 40, ал. 1 от Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж), а осигурителният доход, върху който са внесени или дължими осигурителни вноски, се установява с данните по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО или с осигурителна книжка, както и с документ по утвърден образец. Осигурителният доход за времето, през което е получавано обезщетение от държавното обществено осигуряване, изплащано от териториалното поделение на НОИ, се установява с данни от информационната система на НОИ (чл. 40, ал. 2 НПОС).
Данните по чл. 5, ал. 4 КСО са данни, които осигурителите, осигурителните каси, самоосигуряващите се лица и работодателите периодично представят в Националната агенция за приходите за: осигурителния доход, осигурителните вноски за ДОО, Учителския пенсионен фонд (УПФ), здравното осигуряване, допълнителното задължително пенсионно осигуряване (ДЗПО), вноските за фонд „Гарантирани вземания на работниците и служителите“ (ГВРС), дните в осигуряване и облагаемия доход по Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) - поотделно за всяко лице, подлежащо на осигуряване.
Осигурителят издава документите за осигурителен стаж и осигурителен доход въз основа на данните от изплащателните ведомости, други разходооправдателни документи и договори за възлагане на труд (чл. 40, ал. 3 НПОС).
В хода на административното производство по отпускане и изменение на вече отпуснатите пенсии от трудова дейност (осигурителен стаж и възраст, инвалидност поради общо заболяване и инвалидност поради злополука или професионална болест) се извършват задължителни проверки на осигурителния стаж и осигурителния доход след 01.01.1997 г., а също така и при необходимост на представените документи за осигурителен стаж и осигурителен доход преди тази дата.
Териториалните поделения на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ) извършват задължително проверка на съответствието на данните за осигурителния стаж и осигурителния доход след 01.01.1997 г. в Регистъра на осигурените лица (регистъра) и представените към заявлението (обр. УП-1) документи в следните случаи:
Грубо нарушение на осигурителното законодателство е да се въвежда каквато и да било такса от осигурителя/работодателя за издаването на документи за стаж и за доход, независимо от обстоятелството, дали искането за съответния документ е направено от настоящ или бивш работник или служител на предприятието.
Легалното определение на понятието „осигурител“ е дадено в чл. 5, ал. 1 КСО - всяко физическо лице, юридическо лице или неперсонифицирано дружество, както и други организации, които имат задължението по закон да внасят осигурителни вноски, за други физически лица.
При пенсиониране осигурителният стаж се установява с данните по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО, с трудови, служебни, осигурителни книжки и с документ по утвърден образец (чл. 40, ал. 1 от Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж), а осигурителният доход, върху който са внесени или дължими осигурителни вноски, се установява с данните по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО или с осигурителна книжка, както и с документ по утвърден образец. Осигурителният доход за времето, през което е получавано обезщетение от държавното обществено осигуряване, изплащано от териториалното поделение на НОИ, се установява с данни от информационната система на НОИ (чл. 40, ал. 2 НПОС).
Данните по чл. 5, ал. 4 КСО са данни, които осигурителите, осигурителните каси, самоосигуряващите се лица и работодателите периодично представят в Националната агенция за приходите за: осигурителния доход, осигурителните вноски за ДОО, Учителския пенсионен фонд (УПФ), здравното осигуряване, допълнителното задължително пенсионно осигуряване (ДЗПО), вноските за фонд „Гарантирани вземания на работниците и служителите“ (ГВРС), дните в осигуряване и облагаемия доход по Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) - поотделно за всяко лице, подлежащо на осигуряване.
Осигурителят издава документите за осигурителен стаж и осигурителен доход въз основа на данните от изплащателните ведомости, други разходооправдателни документи и договори за възлагане на труд (чл. 40, ал. 3 НПОС).
В хода на административното производство по отпускане и изменение на вече отпуснатите пенсии от трудова дейност (осигурителен стаж и възраст, инвалидност поради общо заболяване и инвалидност поради злополука или професионална болест) се извършват задължителни проверки на осигурителния стаж и осигурителния доход след 01.01.1997 г., а също така и при необходимост на представените документи за осигурителен стаж и осигурителен доход преди тази дата.
Териториалните поделения на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ) извършват задължително проверка на съответствието на данните за осигурителния стаж и осигурителния доход след 01.01.1997 г. в Регистъра на осигурените лица (регистъра) и представените към заявлението (обр. УП-1) документи в следните случаи:
- отпускане на нови пенсии;
- изменение по чл. 99, ал. 1, т. 1 КСО на отпуснати пенсии;
- преизчисляване на пенсиите по чл. 102 КСО с допълнителен стаж и/или с осигурителен доход след тази дата.
Проверката се извършва, не само в случаите когато лицето представя документи за осигурителен стаж и доход, но и в случаите, когато декларира, че не е осигурявано след 01.01.1997 г. и няма представени документи.
След сравняването на данните от документите на лицето и данните от регистъра, са възможни следните варианти:
1. При идентични данни - отпуска се, изменя се или се преизчислява пенсията.
2. Когато осигурителният доход за съответния период по данните от регистъра е по-голям или по-малък от този по представените документи, длъжностното лице, на което е възложено ръководството на пенсионното осигуряване, изготвя писмо до осигурителя с копие до лицето, с което се изисква уточняване на различията. На осигурителя се поставя 14-дневен срок, в който е необходимо да потвърди информацията в издадените вече документи за осигурителен доход или да издаде нови документи, в случаите когато се установи, че е допусната грешка при издаването им.
3. Когато в регистъра липсват данни за лицето за целия период след 01.01.1997 г. или за част от него, в пенсионната преписка има данни за осигурителен стаж и осигурителен доход, пенсията са отпуска, изменя, преизчислява с данните от представените оригинални документи за осигурителен стаж и осигурителен доход, когато са надлежно оформени.
4. Когато в регистъра има данни за осигурителен стаж и осигурителен доход, а в пенсионната преписка липсват такива, тогава се ползват данните по чл. 5, ал. 4 КСО, без да е необходима изрична декларация от лицето за тези обстоятелства. В този случай в мотивите на разпореждането за отпускане или преизчисляване на пенсията се вписват периодите, за които са ползвани данните от регистъра.
1. При идентични данни - отпуска се, изменя се или се преизчислява пенсията.
2. Когато осигурителният доход за съответния период по данните от регистъра е по-голям или по-малък от този по представените документи, длъжностното лице, на което е възложено ръководството на пенсионното осигуряване, изготвя писмо до осигурителя с копие до лицето, с което се изисква уточняване на различията. На осигурителя се поставя 14-дневен срок, в който е необходимо да потвърди информацията в издадените вече документи за осигурителен доход или да издаде нови документи, в случаите когато се установи, че е допусната грешка при издаването им.
3. Когато в регистъра липсват данни за лицето за целия период след 01.01.1997 г. или за част от него, в пенсионната преписка има данни за осигурителен стаж и осигурителен доход, пенсията са отпуска, изменя, преизчислява с данните от представените оригинални документи за осигурителен стаж и осигурителен доход, когато са надлежно оформени.
4. Когато в регистъра има данни за осигурителен стаж и осигурителен доход, а в пенсионната преписка липсват такива, тогава се ползват данните по чл. 5, ал. 4 КСО, без да е необходима изрична декларация от лицето за тези обстоятелства. В този случай в мотивите на разпореждането за отпускане или преизчисляване на пенсията се вписват периодите, за които са ползвани данните от регистъра.
В случаите когато длъжностното лице, на което е възложено ръководството на пенсионното осигуряване, не може да установи данните за осигурителния стаж и осигурителния доход на лицата, контролните органи на НОИ извършват проверка в осигурителя (осигурителите) на основание заповед на директора на ТП на НОИ, съставят констативен протокол, дават задължителни предписания на основание чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО и срок за изготвяне на новите документи, за представяне на коригирани данни в регистъра, или подаване на декларация образец № 1 (при липса на данни) за лицата, на които са издадени документи с невярно съдържание.
Констативният протокол се съставя в три еднообразни екземпляра, от които един за осигурителя, а другите два за ТП на НОИ. Началникът на отдел (директорът) „Краткосрочни плащания и контрол“ представя един екземпляр от констативния протокол на началника на отдел (директора) „Пенсии“, който се съхранява в пенсионната преписка.
Срокът за извършване на проверка в осигурителите, съставяне на констативен протокол, коригиране на данните в персоналния регистър, издаване на новосъставените документи и предаването им на началника на отдел (директора) „Пенсии“ е 30-дневен.
Проверките по установяване на осигурителния стаж и осигурителния доход в осигурителя се извършват в хода на административното производство, преди да има постановено разпореждане за действителен размер на пенсията.
Когато обаче е отпусната пенсия по отменения Закон за пенсиите или КСО, но установеният след проверката действително положен трудов стаж е по-малък от необходимия за отпускане на съответния вид пенсия, разпореждането, с което е отпусната пенсията, се отменя на основание чл. 99, ал. 1, т. 5 КСО.
В случаите, при които размерът на пенсията се намали и има неправилно изплатени суми по вина на лицата, същите следва да се възстановят с лихва по реда на чл. 114, ал. 1 КСО.
За причинените щети на Държавното обществено осигуряване от неправилно отпуснати пенсии или пенсии, отпуснати в по-висок от следващия се размер, поради издадени документи с невярно съдържание, контролните органи на НОИ съставят ревизионни актове за начет на основание чл. 110, ал. 1 КСО.
Осигурител, който не изпълни задължението си по чл. 5, ал. 7 КСО за издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход, нарушава задължителните разпоредби на ДОО, за което се наказва с глоба от 100 до 2000 лв. за всеки отделен случай, ако не подлежи на по-тежко наказание (чл. 349, ал. 1 КСО).
Който състави документ с невярно съдържание или предостави неверни данни по чл. 5, ал. 4 КСО, с цел неоснователно получаване на осигурителни плащания, се наказва с глоба от 500 лв. за всеки отделен случай, ако не подлежи на по-тежко наказание (чл. 349, ал. 4 КСО).
Законодателят е предвидил възможност с разпоредбата на чл. 1, ал. 5 от Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж при прието заявление с нередовни и/или липсващи документи, които не могат да бъдат поправени или набавени служебно, служителят от териториалното поделение на НОИ да уведомява лицето за неизправностите с препоръчано писмо с обратна разписка в 15-дневен срок. Когато в 2-месечен срок от датата на уведомяването те не са отстранени, длъжностното лице, на което е възложено ръководството по пенсионното осигуряване, издава разпореждане въз основа на наличните редовни документи и на данните по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО.
При прието заявление с нередовни и/или липсващи документи за пенсия по международен договор от лице с постоянен адрес в чужбина службата, на която е възложено прилагането на международните договори в областта на социалното осигуряване, в 15-дневен срок уведомява лицето за неизправностите. Когато в 4-месечен срок от датата на уведомяването те не са отстранени, длъжностното лице в НОИ, на което е възложено ръководството на дейността по отпускане и изплащане на пенсиите по международни договори, издава разпореждане въз основа на наличните редовни документи. При необходимост за отпускане и изчисляване на пенсиите могат да се ползват данните за осигурителен стаж и доход по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО.
Констативният протокол се съставя в три еднообразни екземпляра, от които един за осигурителя, а другите два за ТП на НОИ. Началникът на отдел (директорът) „Краткосрочни плащания и контрол“ представя един екземпляр от констативния протокол на началника на отдел (директора) „Пенсии“, който се съхранява в пенсионната преписка.
Срокът за извършване на проверка в осигурителите, съставяне на констативен протокол, коригиране на данните в персоналния регистър, издаване на новосъставените документи и предаването им на началника на отдел (директора) „Пенсии“ е 30-дневен.
Проверките по установяване на осигурителния стаж и осигурителния доход в осигурителя се извършват в хода на административното производство, преди да има постановено разпореждане за действителен размер на пенсията.
Когато обаче е отпусната пенсия по отменения Закон за пенсиите или КСО, но установеният след проверката действително положен трудов стаж е по-малък от необходимия за отпускане на съответния вид пенсия, разпореждането, с което е отпусната пенсията, се отменя на основание чл. 99, ал. 1, т. 5 КСО.
В случаите, при които размерът на пенсията се намали и има неправилно изплатени суми по вина на лицата, същите следва да се възстановят с лихва по реда на чл. 114, ал. 1 КСО.
За причинените щети на Държавното обществено осигуряване от неправилно отпуснати пенсии или пенсии, отпуснати в по-висок от следващия се размер, поради издадени документи с невярно съдържание, контролните органи на НОИ съставят ревизионни актове за начет на основание чл. 110, ал. 1 КСО.
Осигурител, който не изпълни задължението си по чл. 5, ал. 7 КСО за издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход, нарушава задължителните разпоредби на ДОО, за което се наказва с глоба от 100 до 2000 лв. за всеки отделен случай, ако не подлежи на по-тежко наказание (чл. 349, ал. 1 КСО).
Който състави документ с невярно съдържание или предостави неверни данни по чл. 5, ал. 4 КСО, с цел неоснователно получаване на осигурителни плащания, се наказва с глоба от 500 лв. за всеки отделен случай, ако не подлежи на по-тежко наказание (чл. 349, ал. 4 КСО).
Законодателят е предвидил възможност с разпоредбата на чл. 1, ал. 5 от Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж при прието заявление с нередовни и/или липсващи документи, които не могат да бъдат поправени или набавени служебно, служителят от териториалното поделение на НОИ да уведомява лицето за неизправностите с препоръчано писмо с обратна разписка в 15-дневен срок. Когато в 2-месечен срок от датата на уведомяването те не са отстранени, длъжностното лице, на което е възложено ръководството по пенсионното осигуряване, издава разпореждане въз основа на наличните редовни документи и на данните по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО.
При прието заявление с нередовни и/или липсващи документи за пенсия по международен договор от лице с постоянен адрес в чужбина службата, на която е възложено прилагането на международните договори в областта на социалното осигуряване, в 15-дневен срок уведомява лицето за неизправностите. Когато в 4-месечен срок от датата на уведомяването те не са отстранени, длъжностното лице в НОИ, на което е възложено ръководството на дейността по отпускане и изплащане на пенсиите по международни договори, издава разпореждане въз основа на наличните редовни документи. При необходимост за отпускане и изчисляване на пенсиите могат да се ползват данните за осигурителен стаж и доход по чл. 5, ал. 4, т. 1 КСО.
Мария КИРОВА, главен експерт в Главна дирекция „Пенсии“ в ЦУ на НОИ
